Gouvernance - Urgences Santé

Rôles et responsabilités du conseil d’administration

En tant qu’organe central de la Corporation, le conseil d’administration doit participer à toute décision importante de l’organisme, tant en ce qui concerne ses orientations que son fonctionnement.

Concrètement, le conseil d’administration doit ainsi adopter le plan stratégique, le plan d’immobilisation et le plan d’exploitation, incluant les règles de rémunération variable s’appliquant aux principaux dirigeants et aux employés, et en assurer le suivi. Il doit également approuver les états financiers, le rapport annuel de gestion et le budget annuel soumis par le président et directeur général. Il détermine les délégations d’autorité. Le conseil d’administration s’assure également que le comité de vérification exerce adéquatement ses fonctions.

Dans le cadre de ces différentes approbations, le conseil d’administration examine les principaux risques associés à la conduite des affaires de la Corporation, il prend les mesures assurant la gestion optimale de ces risques et il planifie l’optimisation des ressources de la Corporation.

Le conseil d’administration a des responsabilités majeures à assumer en matière de contrôle, d’éthique et de transparence.

Il évalue l’intégrité des contrôles internes et définit la politique et les règles de diffusion de l’information. Le conseil d’administration a pour responsabilité de porter un jugement sur les systèmes d’information de la société. Il approuve les règles de gouvernance et d’éthique et adopte le plan de relève des hauts dirigeants.

Le conseil d’administration a également pour responsabilité d’adopter le code d’éthique et de déontologie applicable à ses membres ainsi qu’aux dirigeants et employés de la Corporation.

Il approuve les profils de compétence et d’expérience requis pour la nomination des membres du conseil. Il approuve les critères d’évaluation des membres du conseil d’administration, ceux applicables au président et directeur général, ainsi que ceux relatifs au fonctionnement du conseil.

Le conseil d’administration s’assure de la mise en œuvre des programmes d’accueil et de formation continue des membres du conseil.

Le conseil d’administration s’engage complètement et directement dans la question de la rémunération.

Le conseil d’administration a pour responsabilité d’approuver une politique de rémunération applicable aux employés de la Corporation, et ce, bien entendu, dans le respect des lois et règlements applicables.

Le conseil d’administration doit également approuver la rémunération des principaux dirigeants laquelle sera établie à l’intérieur des paramètres fixés par le gouvernement.

Le président et directeur général s’assure que le conseil d’administration dispose des ressources humaines, matérielles et financières adéquates pour accomplir ses fonctions.

Textes inspirés et adaptés de Moderniser la gouvernance des sociétés d’État, Énoncé de politique, ministère des Finances, avril 2006, pp. 19-20 ainsi que des articles 14 à 18 de la Loi sur la gouvernance des sociétés d’État (RLRQ, c. G-1.02).

Nomination du président et directeur général
La Loi sur les services préhospitaliers d’urgence prévoit à l’article 92 que le président et directeur général de la Corporation est nommé par le gouvernement après consultation des autres membres du conseil d’administration. À cette fin, le conseil d’administration nomme parmi ses membres ceux qui vont participer au Comité de sélection qui comprend également des représentants du ministre. Les représentants de la Corporation au sein du comité de sélection approuvent le profil de compétences requises et l’avis pour publication. Le comité de sélection après l’examen des candidatures transmet ses recommandations au comité de gouvernance. Le conseil d’administration, après examen du comité de gouvernance, approuve la recommandation et transmet la recommandation au ministre.

Nomination de nouveaux administrateurs
La Corporation d’urgences-santé est régie par la Loi sur les services préhospitaliers d’urgence, laquelle précise à l’article 91 les exigences générales quant à la composition du conseil d’administration. Les articles 92 à 97 définissent le cadre des mandats des membres. Le conseil d’administration prend part aux démarches de consultation pour la recommandation de nomination des nouveaux administrateurs. Ce processus est notamment décrit au guide d’orientation et d’intégration des membres du conseil d’administration d’Urgences-santé. Il s’effectue en accord avec le Profil de compétence et d’expérience des membres du conseil d’administration.

Formation des membres du conseil
Le plan d’intégration des membres du conseil d’administration prévoit diverses formations (ex. Héros urbain) et stages d’observation afin de permettre aux nouveaux administrateurs d’approfondir leur connaissance du milieu des soins préhospitaliers. Les besoins en matière de formations spécifiques sont identifiés annuellement à la suite de l’évaluation des membres du conseil d’administration, et ce, dans l’optique de voir à la formation continue des administrateurs. À titre d’exemple, une formation en gouvernance portant sur les rôles et responsabilités du conseil d’administration et des administrateurs axés sur les meilleures pratiques a été offerte par le Collège des administrateurs aux membres du conseil d’administration. Le détail des formations suivies par chaque administrateur est publié annuellement dans le Rapport annuel de gestion.

Évaluation du conseil d’administration et de son président
L’évaluation est une composante essentielle d’une saine gouvernance de l’organisation. Dans un contexte où l’intégrité, l’imputabilité et la performance sont de plus en plus importantes, le conseil d’administration, de par son rôle et ses responsabilités, en tant que gestionnaire de fonds publics et dans un souci d’amélioration continue, a adopté la présente politique, laquelle établit un processus rigoureux d’évaluation de la performance du conseil d’administration pour l’ensemble de ses activités.

Consultez la Politique sur l’évaluation du fonctionnement et de la performance du conseil d’administration, du président et des administrateurs.

Participation des membres aux réunions du Conseil d’administration
Les membres du conseil d’administration ont l’obligation de faire preuve de disponibilité et d’engagement à l’égard de la Corporation. À cet égard, leur assiduité est importante. D’ailleurs, l’article 8.3 du Règlement sur la régie interne de la Corporation d’urgences-santé prévoit en effet qu’un cumul de trois absences consécutives non motivées donne ouverture au processus de destitution.

Membres du conseil d’administration
Il est possible de consulter la liste des membres ainsi que de l’information à leur sujet, dont leur biographie, ici.

Fonctionnement du conseil d’administration
À la fin de chaque réunion du conseil d’administration et de ses comités, une période de huis clos entre les membres est prévue.

Recours à des experts externes
Conformément à l’article 10 du Règlement sur la régie interne de la Corporation d’urgences-santé, le conseil d’administration, ainsi que chacun de ses comités, peut consulter et faire appel à des conseillers ou des experts externes sur toute question qu’il juge à propos. Cela se fait par le biais d’une demande écrite de la part du conseil ou d’un de ses comités. Il appartient alors au président et directeur général de voir à ce que cette demande soit remplie. Quant au budget, il n’y a pas lieu de le prévoir à l’avance puisque tout montant nécessaire se situe à l’intérieur de son pouvoir de dépenser.

Fonction d’audit
La relation entre le comité de vérification et les activités d’audits effectués au sein de la Corporation a fait l’objet d’une analyse que l’on peut consulter ici.

Rémunération des plus hauts salariés et membres de la direction
La rémunération des plus hauts salariés et membres de la direction de la Corporation d’urgences-santé se retrouve dans le Rapport annuel de gestion. Il est à noter que la Corporation d’urgences-santé n’a pas de programme de boni. Aucun boni n’est donc versé à ses dirigeants.

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